Eine virtuelle Assistenz (VA) kann eine fantastische Erleichterung für dich und dein Unternehmen sein – wenn IHR es zusammen richtig macht.
Um dir bzw. euch dabei zu helfen, die häufigsten Stolpersteine zu umgehen, habe ich eine Liste der fünf größten Fehler zusammengestellt, die du bei der Zusammenarbeit mit einer VA vermeiden solltest. Ganz unten findest du auch essenzielle Toolempfehlungen, die deine Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz erleichtern und verbessern werden!
1. Unklare Erwartungen / Unklare Kommunikation
Eine der Hauptursachen für Probleme in der Zusammenarbeit ist unklare Kommunikation. Kommunikation ist das A und O! Sei präzise, was du von deiner VA erwartest und wann du es erwartest. Setze SMARTE Ziele.
Spezifisch - Messbar - Attraktiv - Realistisch - Terminiert
Ein detaillierter Projektplan und regelmäßige Updates können Missverständnisse vermeiden und sicherstellen, dass beide Seiten auf dem gleichen Stand sind. Wäge aber ab ob ein krasser Projektplan überhaupt notwendig ist. Manchmal reicht es auch es simpel zu halten!
2. Fehlende Prozesse und Systeme / Keine etablierten Abläufe
Ohne festgelegte Prozesse und Systeme kann die Arbeit mit einer VA chaotisch und ineffizient werden. Investiere Zeit in die Erstellung von Richtlinien und Verfahren, die deine VA befolgen kann. Dies hilft, die Arbeit zu standardisieren und die Qualität zu sichern. Diese Auflistung deiner Prozessstruktur brauchst du sowieso spätestens dann, wenn du darüber nachdenkst eine Vollzeitkraft einzustellen.
3. Mangelndes Vertrauen in die virtuelle Assistenz
Vertrauen ist entscheidend, aber auch eine gewisse Kontrolle ist notwendig. Finde die richtige Balance zwischen Mikromanagement und zu freizügiger Handhabung. Regelmäßige Check-ins und Feedback-Sessions sind wichtig, um die VA und dich auf Kurs zu halten und gleichzeitig Autonomie zu fördern. #FreiAberFokussiert
Meine persönliche Empfehlung (je nach Auftragsvolumen) bei monatlicher Zusammenarbeit ist, 2x die Woche á 15-30 Minuten über das Erreichte zu sprechen und neue Aufgaben zu platzieren.
4. Unterschätzung / Unrealistische Erwartungen der Einarbeitungszeit
Erwarte nicht, dass eine VA sofort ohne Einarbeitung effektiv ist. Gib den Menschen die Zeit, sich einzuarbeiten und deine Geschäftsabläufe zu verstehen. Es ist hilfreich wenn du bereits ein Business Model Canvas hast um dich und dein Unternehmen super einfach zu erklären.
Eine gründliche Einarbeitung zahlt sich langfristig aus!
5. Fehlende technologische Unterstützung, Tools und Ressourcen
Stelle sicher, dass deine VA Zugang zu allen notwendigen Tools und Technologien hat, um ihre Aufgaben effizient ausführen zu können. Das Fehlen dieser, kann zu Frustration führen und die Produktivität behindern.
Dazu zählen vor allem folgende Toolempfehlungen:
Austauschordner: Vermeide unnötiges E-Mail-Ping-Pong und stelle sicher, dass alle wichtigen Dokumente und Informationen an einem zentralen, leicht zugänglichen Ort gespeichert sind.
Passwort-Manager: Um deiner virtuellen Assistenz sicheren Zugriff auf notwendige Systeme und Tools zu ermöglichen, ist ein Passwort-Manager unerlässlich.
Kommunikationstools: Um eine klare und effiziente Kommunikation zu gewährleisten, sind Tools wie Slack oder Microsoft Teams ideal. WhatsApp geht natürlich auch immer, beachte dabei aber bitte immer auch die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp Business!
Cloud-basierte Office-Tools: Plattformen wie Microsoft Office 365 oder Google Workspace ermöglichen es dir und deiner VA, Dokumente zu erstellen, zu bearbeiten und in Echtzeit zu teilen.
Zeiterfassungstools: Wenn ihr eine stundenbasierte Abrechnung ausgemacht habt, dann machen Zeiterfassungstools sinn, um die Arbeitszeit genau zu dokumentieren und die Produktivität zu analysieren.
PRO-TIP!
Der Mehrwert erfahrener virtueller Assistenten
Wenn es um die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz geht, kann Erfahrung einen entscheidenden Unterschied machen! Eine erfahrene VA kennt nicht nur die Stolpersteine, die auf dem Weg liegen können, sondern weiß auch, wie man sie effektiv umgeht.
Die Investition in eine qualifizierte und erfahrene virtuelle Assistenz mag zunächst höhere Kosten verursachen, doch dieser Mehraufwand lohnt sich. Günstigere oder weniger erfahrene Kräfte können zwar anfänglich attraktiv erscheinen, doch die Einsparungen können schnell durch zusätzlichen Aufwand, Korrekturen und letztendlich durch Frustration zunichte gemacht werden.
Wenn grundlegende Fehler vermieden werden, die die Produktivität beeinträchtigen, bleibt mehr Zeit für das Wesentliche und die Zusammenarbeit wird nicht nur effizienter, sondern auch erfüllender.
Denk daran: Wenn du von Anfang an in Qualität investierst, sparst du nicht nur Geld, sondern auch Zeit und Nerven. Verbrenne dich nicht bei der Auswahl der falschen VAs! Eine erfahrene VA versteht es, deinen spezifischen Bedürfnissen gerecht zu werden und kann dich effektiv dabei unterstützen, deine Geschäftsziele zu erreichen.
Vermeide doppelte Zahlungen für Korrekturen und den Ärger über unerfüllte Erwartungen, indem du dich für eine professionelle, erfahrene und bewährte Unterstützung entscheidest!
Lass uns zusammen den Spaß verdoppeln und den Stress halbieren, während wir dein Unternehmen voranbringen!
Bist du bereit für die Investition in die Zukunft deines Unternehmens?
Dann vereinbare gerne ein kostenloses Erstgespräch und erfahre, wie ich dir als VA und online Business Manager helfen kann.
Ich kümmere mich um alles, was du nicht machen willst, nicht machen kannst oder nicht machen solltest!
Dein VA, der Unterschied zwischen "busy sein" und "business machen"!
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